Estrategias de comunicación para la interacción con y entre instituciones/organizaciones.

Objetivo y Resultados: La formación en esta sesión proporcionará una oportunidad para que el consultor de EA adquiera conocimientos/competencias en el ámbito de la comunicación, en particular a las estrategias de comunicación con respecto a la interacción con diferentes instituciones públicas u organizaciones privadas que puedan contribuir a la búsqueda de empleo para personas con discapacidad .

 

La comunicación es un proceso complejo de interacción que se produce mediante la difusión unidireccional o mediante el intercambio de mensajes con el fin de lograr un cierto grado de comprensión mutua entre los participantes.

La comunicación representa la distribución y el intercambio de ideas, conocimientos, sentimientos, estados de ánimo, actitudes, posiciones, de acuerdo a los intereses y necesidades de los participantes en el proceso de comunicación.

Principios básicos de la comunicación del consultor de EA con instituciones/organizaciones:

  • Tener un propósito al adherirse estrictamente a los objetivos fundamentales y el perfil profesional del consultor de EA;
  • Ser organizado por objetivos y metas claras;
  • Ser implementadas en el plan a corto, mediano y largo plazo de acuerdo con los objetivos del consultor de EA;
  • Ser flexible con posibilidad de actualizaciones regulares en respuesta a las condiciones cambiantes;
  • Ser puntual - para empezar, antes de tomar medidas concretas;
  • Ser pre-planeados - los pasos sucesivos en la comunicación deben ser previstos con antelación y se distribuyen de la manera más apropiada y eficaz en el tiempo y en el espacio;
  • Los resultados de la comunicación son objeto de análisis y evaluación;
  • Una gran importancia para la puesta en práctica de una comunicación eficaz tiene la "gestión de las expectativas".
  • Es importante para el éxito de la comunicación no crear expectativas excesivas debido a que su fallo podría traer un daño mayor. Un mejor enfoque consiste en proporcionar la información de forma realista, no exagerar el efecto positivo de una u otra decisión.

Etapas del proceso de comunicación:

  1. Atraer y retener la atención. Podríamos lograr este objetivo con un mensaje oportuno y con la información presentada de forma atractiva, pero también equitativamente.
  2. Establecimiento de relaciones (la comunicación es un proceso bidireccional). Para crear una actitud así, debemos ser benévolos con el interlocutor, conocer y reconocer su punto de vista profesional, expectativas y necesidades, así como su posición en la institución/organización.
  3. La excitación de la actitud - causando una reacción por parte del interlocutor.
  4. El establecimiento de la confianza - desde ambos lados.
  5. La inclusión y la acción.

 

Canales de comunicación

Para lograr los objetivos de la comunicación, es necesario utilizar con eficacia una variedad de canales de comunicación, teniendo en cuenta sus características específicas de acuerdo con la institución/organización, para lo cual se entiende la información pertinente.

Carta oficial por correo certificado

La comunicación escrita es  un canal de comunicación ampliamente utilizado con respecto al intercambio de información entre las instituciones. Las cartas oficiales son un canal de comunicación mucho más formal ,

El consultor de EA debe tratar de escribir tan simple y claramente como sea posible, y no hacer la carta más larga de lo necesario. No se debería usar un lenguaje informal. La carta cuenta con los siguientes elementos obligatorios:

- Direcciones (consultor de EA y de la persona a la que se está escribiendo)

- Tratamiento o un saludo (Estimado Sr. / Sra ...)

- Finalización de una carta (Atentamente, ...)

- Firma del consultor de EA

- Fecha

Llamadas telefónicas

Al responder a una llamada telefónica es extremadamente importante que nuestro tono sea amable y sensible. La entonación del consultor de EA es una parte esencial de la comunicación y juega un papel importante en la construcción de una impresión. Las emociones no deben afectar nuestro tono, incluso cuando son negativas. Cuando hacemos una llamada, siempre es necesario presentarnos, añadir nuestra posición y el propósito de la llamada (buscar oportunidades de trabajo adecuadas para personas con discapacidad).

reuniones

Si un consultor de EA está buscando una reunión:

  • Proporciona la fecha, hora, lugar de la reunión. Es conveniente estar en "territorio muy conocido", es decir un lugar que sea familiar para el consultor, pero que también es muy cómodo para la persona invitada.
  • Cuando el consultor SE discute una reunión al teléfono debe explica su posición, el motivo de la llamada, la ocasión de la reunión, la duración aproximada de la reunión.
  • Si la reunión está fuera, el consultor de EA corre con los gastos de la misma.
  • El consultor de EA va al lugar de la reunión a tiempo.

 

La comunicación por correo electrónico es la herramienta más utilizada en el entorno empresarial moderno.

Algunas normas para la comunicación por correo electrónico con diferentes instituciones/organizaciones:

  • Revise su correo electrónico al menos tres veces al día
  • Trate de responder dentro de un día
  • No se exceda en sus mensajes a instituciones/organizaciones con las inscripciones y signos como "urgentes"
  • No distribuya spam (correo basura)

HAGA:

  • Use un correo electrónico profesional
  • Incluya una breve, pero descriptivo línea de asunto
  • Asegúrese de incluir un saludo en el correo electrónico ( "A quien pueda interesar", "Estimado señor o señora", etc.). El saludo que utilice variará dependiendo de quién estará revisando su carta, lo que averiguará cuando investigue las oportunidades de trabajo para el cliente
  • Trate el cuerpo del correo electrónico como una carta. Use oraciones completas
  • Establezca el propósito del correo electrónico (buscando puestos de trabajo adecuados, dando las gracias a alguien por la reunión con usted, tratando de establecer un contacto inicial o una reunión inicial)
  • Sea lo más conciso posible. Los empleadores potenciales son personas muy ocupadas, y usted quiere respetar su tiempo
  • Asegúrese de agradecer al destinatario del correo electrónico por su tiempo y consideración
  • Incluya un cierre
  • Incluya su información de contacto
  • Revíselo varias veces

 

NO HAGA:

  • Utilizar una dirección de e-mail informal. Descuidar la línea de asunto
  • Siempre se debe tratar a un correo electrónico con los posibles empleadores como una carta formal, no una conversación casual
  • Usar símbolos
  • Escribir o enviar un correo electrónico a toda prisa
  • Asegúrese de poner el tiempo y reflexión adecuados en componer y revisar su correo electrónico
  • En este mercado de trabajo, el correo electrónico será muy probablemente la forma de hacer su impresión inicial