Комуникационни стратегии за взаимодействие с и сред институции/ организации

Цели и резултати: Съдържанието в тази сесия ще предостави възможност на консултантите по ПЗ да добият знания и компетентности в сферата на общуването, в частност комуникационни стратегии отнасящи се до взаимодействието с различни публични институции или частни организации, които могат да съдействат за намирането на работа на хората с увреждания.

Общуването е цялостен процес на взаимодействие, който се осъществява чрез едностранно разпространение или чрез взаимен обмен на съобщения с цел да се достигне определена степен на взаимно разбирателство между участниците.

Общуването представлява доставяне или размяна на идеи, знания, чувства, настроения, нагласи, позиции, съответстващи на интересите и нуждите на участниците в процеса на общуване.

Основните принципи на комуникацията на консултанта по ПЗ с институции/ организации са:

  • Да бъде целенасочена, придържайки се стриктно към основните цели и профила на длъжността на консултанта по ПЗ;
  • Да бъде организирана чрез ясни цели и намерения;
  • Да се прилага в кратко-, средно- и дългосрочен план, в съответствие с целите на консултанта по ПЗ;
  • Да бъде гъвкава с възможност за редовни обновявания в отговор на променящите се условия;
  • Да бъде навременна – да започва преди предприемането на конкретни стъпки;
  • Да бъде планирана предварително – успешните стъпки в общяването трябва ад бъдат предвидени и комуникацията да бъде осъществена по възможно най-подходящия и ефективен във времето и пространството начин;
  • Резултатите от общуването да бъдат предмет на анализ и оценка;
  • Изключително голямо значение за осъществяването на ефективно общуване има „управлението на очакванията“;
  • Важно за успешната комуникация е да не създава завишени очаквания, тъй като провалът на тяхното осъществяване може да нанесе големи вреди. По-добрият подход е да се осигури реалистична информация, да не се надценява позитивния ефект от едно или друго решение.

 

Етапи на процеса на общуване:

  1. Привличане и задържане на вниманието. Можем да постигнем тази цел с навременно съобщение ипривлекателност, но също така и с откровено представена информация.
  2. Установяване на връзка (общуването е двупосочен процес). Да се създаде такава нагласа, която трябва да бъде добронамерена за събеседника, да се опознаят и приемат неговите професионални възгледи, очаквания и нужди, също така позицията му в институцията/ организацията.
  3. Предизвикване на поведенческа реакция от събеседника.
  4. Установяване на двустранно доверие.
  5. Включване и действие.

 

Комуникационни канали

За да се постигне целта на комуникацията е необходимо ефективното използване на различни комуникационни канали, вземането предвид на техните специфики отнесени към институцията / организацията, за която е предназначена предаваната информация.

Официално писмо по пощата

Писмената комуникация е често използван канал за комуникация при обмена на информация между институции. Официалните писма са по-формален канал за комуникация.

Консултантът по ПЗ трябва да се опита да пише, колкото е възможно по-просто и ясно и да не създава писма по-дълги от необходимото. Той/тя не трябва да използва неофициален стил на общуване. Писмото има следните задължителни елементи:

- Адреси (на консултанта по ПЗ и на лицето, до което е писмото)

- Поздрав или обръщение (Уважаеми г-н/г-жа ...)

- Завършваща фраза на писмото (Искрено Ваш/а, С уважение ....)

- Подпис на консултанта по ПЗ

- Дата

 

Телефонни обаждания

При отговарянето на обаждания по телефона е особебно важно тонът да бъде приятелски и отзивчив. Интонацията на консултанта по ПЗ е важна част от комуникацията и играе значима роля в изграждането на впечатление. Емоциите не бива да се отразяват на тона, дори когато са негативни. Когато говорим по телефона, винаги е необходимо първо да се представим, като съобщим своята позиция и целта на обаждането (търсене на подходяща възможност за работа за хора с увреждания).

Срещи

Ако консултанта по ПЗ желае да се срещне с някого:

  • Той/тя осигурява дата, време и място за срещата. Подходящо е да бъде „добре позната територия“, тоест на място което е познато за консултанта, но е удобно и за поканения човек.
  • Когато консултантът по ПЗ обсъжда среща по телефона, трябва да обясни своята позиция, причината за обаждането, целта и приблизителната продължителност на срещата.
  • Ако срещата е навън, консултантът по ПЗ трябва да поеме разходите за нея.
  • Консултантът по ПЗ отива на мястото за срещата на време.

 

Комуникацията по имейл е най-често използвания инструмент в модерната работна среда.

Някои правила за комуникация чрез имейл с различни институции / организации:

  • Проверявайте имейла си поне три пъти на ден
  • Опитвайте се да отговаряте до ден
  • Не претоварвайте съобщенията си до институции / организации с описания и надписи от рода на „СПЕШНО“, „ВАЖНО“ и т.н.
  • Не разпространявайте спам

Насоки при създаване на писмо по имейл:

  • Използвайте професионален имейл акаунт.
  • Включвайте кратко, но точно описание в темата на имейла.
  • Бъдете сигурни, че сте включили поздрав в писмото си („Уважаеми Господине/Госпожо“ и др.). Поздравът, който използвате, може да варира в зависимост от това до кого е писмото.
  • Съставете основната част на имейла подобно на официално писмо. Използвайте само цели изречения.
  • Определете целта на имейла (търсене на подходящо работно място, изказване на благодарност за проведена среща, опит за установяване на първоначален контакт или първоначална среща).
  • Бъдете колкото се може по-кратък/а. Потенциалните работодатели са заети хора и биха искали да уважават тяхното време.
  • Уверете се, че сте изказали благодарност за отделеното време и внимание в имейла си.
  • Включете заключение („С уважение“ и др.).
  • Включете информация за обратна връзка/контакт с Вас.
  • Препрочете няколко пъти, преди да изпратите.

 

Какво не трябва да правите:

  • Не използвайте неофициален/личен имейл адрес.
  • Не приемайте имейла до потенциален работодател, като всекидневен разговор. Той трябва винаги да бъде формулиран, като официално писмо.
  • Не използвайте емотикони.
  • Не бързайте при писането или изпращането на имейла. Уверете се, че сте вложили подходящото време за съставянето и прегледа на имейла.

 

 

В настоящата ситуация на пазара на труда, имейла най-вероятно ще бъде най-често използвания начин за създаване на първоначално впечатление.